Стаття Письмова комунікація

Письмова комунікація - широко використовується у професійній комунікації вид діяльності. З видами письмової комунікації людина стикається практично щодня (наприклад, до неї належить заповнення різноманітних анкет, складання резюме, автобіографії, підготовка текстів для виступів та доповідей, складання звітів та ін.). Ділові листи давно і міцно увійшли до професійного життя і вже не сприймаються чимось особливим; ділові взаємини для людей скріплюються договорами. Усе це свідчить, що значення письмової комунікації є незаперечним.

Індикатори компетенції

Пише без граматичних та орфографічних помилок
Пише простою та доступною мовою, уникає недоречного жаргону
Використовує різноманітний словниковий запас
Логічно структурує письмові повідомлення, викладає інформацію лаконічно
Готує письмові повідомлення зручні для адресата
Знає та застосовує основні поняття міждержавних стандартів або вміє їх швидко знайти та застосувати у роботі
Використовує різні стилі викладу з урахуванням рівня та посади адресатів
Заволодіває увагою читача

Уміння ефективно користуватися письмовою мовою є ключем до успіху у сфері бізнесу. Погано складені ділові документи в кращому разі можуть залишитися непоміченими, а в гіршому – призвести до серйозного конфлікту з начальником, діловим партнером чи клієнтом.

Письмові комунікації, як правило, використовують за необхідності:

зберегти запис повідомлення;
передати важливу чи офіційну інформацію;
забезпечити письмову підставу для обговорення чи доказу;
відправити те саме повідомлення декільком людям;
з'ясувати складне питання.

Функції письмових повідомлень:

документальне фіксування інформації;
відбір та подання інформації;
передача інформації на відстань;
накопичення та зберігання інформації як документального доказу (зокрема, може бути свідченням у судочинстві);
облік (з реквізитами, що дозволяють ідентифікувати інформацію);
планування (під час складних і трудомістких справ).

Переваги письмових повідомлень у порівнянні з іншими видами комунікацій:

фіксування інформації, яку можна згодом послатися;
можливість одне й те повідомлення надіслати одночасно багатьом людям;
здійснення планування, відбір та правильне оформлення думок;
передача офіційної важливої інформації;
передача конфіденційної інформації;
можливість чітко сформулювати, погодити та оформити умови договірних відносин;
засіб для підтримки ділових та особистих взаємин;
забезпечення постійного "інформаційного сліду" повідомлення, оскільки письмові повідомлення можуть зберігатися одержувачем і переглядатися за необхідності.

Недоліки письмових комунікацій:

односпрямованість;
збільшення часу на підготовку повідомлення;
збільшення собівартості витрат на папір, дизайн, ксерокопіювання або друкарські роботи, послуги поштового розсилання тощо;
затримка за часом між відправкою та отриманням;
неможливість виправити текст письмового повідомлення.

Види та канали надсилання письмових повідомлень.

Письмові повідомлення можуть включати такі типи даних:

фактичні дані: конкретні та об'єктивні (наприклад, дата, час та місце заходу, на яке запрошують);
ідеї: абстрактні чи потребують докази об'єктивності;
думки та затвердження: конкретні чи абстрактні, об'єктивні чи суб'єктивні.

Види письмових повідомлень:

ділові листи;
публікації у ЗМІ;
пряме поштове розсилання;
звіти;
службові записки;
розпорядження, накази, заяви;
інструкції;
договору;
презентаційні матеріали.

Засоби передачі інформації:

слова;
візуалізовані образи (фотографії, малюнки, діаграми, схеми та ін.).

Канали для передачі письмових повідомлень:

пошта (зокрема і електронна);
телеграф;
кур'єрська доставка;
ЗМІ.

Схожі статті

Аналіз інформації та вироблення рішень

Аналіз інформації та вироблення рішень - це програма, яка допомагає розвивати здібності аналізу інформації та прийняття рішень як у повсякденній, так і професійній діяльності.

#Навчання